Węgorzyno, 20.05.2019

                                  Zapytanie ofertowe

Zapraszamy do złożenia oferty cenowej na kompleksową obsługę gastronomiczną dla uczestników projektu „Polsko – Niemiecka integracja po japońsku w ramach Lata z Węgorzem 2019”.

I. Przedmiot zamówienia:
Udostępnienie terenu stanowiącego własność Gminy Węgorzyno w celu lokalizacji kompleksowej usługi gastronomicznej.

II. Zakres rzeczowy zamówienia:
1. Odnośnie zaplecza gastronomicznego:
a) cel: kompleksowa, profesjonalna obsługa gastronomiczna,
b) termin realizacji zadania: od 19.07.2019 r. do 21.07.2019 r.,
c) miejsce realizacji zadania: Stadion Miejski w Węgorzynie oraz miejsce noclegu zaproszonych gości,
d) osoba do kontaktu:
Aneta Pawluk, Tel. 91 39 70 086, email: promocja@wegorzyno.pl

III. Warunki zamówienia:
1. Wymagania ze strony organizatora:
a) Doświadczenie w zabezpieczaniu zaplecza w trakcie imprez o charakterze plenerowym.
b) Wyposażenie ogródków gastronomicznych w ławostoły wraz z siedziskami i parasolami na nie mniej niż 100 osób.
c) Wykonania ogrodzenia ogródków gastronomicznych.
d) Współfinansowanie imprezy za umożliwienie przeprowadzenia usługi gastronomicznej.
e) Wyposażenie ogródka gastronomicznego w:
-Potrawy z grilla min.: szaszłyk, kiełbasę i inne - minimum 2 stoiska,

-Potrawy obiadowe, np. pierogi, dania mięsne, zupy,

-Desery, np. ciasta, sałatki owocowe,

-Potrawy Fast food min.: frytki, hamburgery - minimum 1 stoisko,
-Napoje gazowane i niegazowane,

-Małą gastronomię np. pajda chleba ze smalcem.

f) Możliwość wykonania usługi śniadania w miejscu noclegu zaproszonych gości.

2. Organizatorzy będą brali pod uwagę dodatkowe propozycje wyposażenia ogródków gastronomicznych nie zamieszczonych w punktach powyżej.
3. Oferent składa wraz z ofertą następujące dokumenty:
a) oświadczenie Oferenta o dysponowaniu potencjałem technicznym;
b) odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej należy dołączyć w formie kopii. Wyłoniony oferent będzie musiał przed podpisaniem umowy przedstawić oryginał do wglądu organizatorowi.
c) oświadczenie oferenta potwierdzające dobry stan techniczny urządzeń oraz aktualne decyzje dopuszczające urządzenia do eksploatacji.
4. Organizator zastrzega sobie prawo wzywania Oferenta do przedstawienia dodatkowych dokumentów.

IV. Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Wykonawca może złożyć tylko 1 ofertę.
2. Oferta i wszelkie oświadczenia muszą zawierać: nazwę i adres Oferenta oraz podpis Oferenta.
3. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej, komputerowo lub ręcznie drukowanymi literami długopisem na formularzu oferty .
4. Wszelkie poprawki lub zmiany w ofercie (nie wolno używać korektora) muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę oraz dodatkowo opatrzone datami ich dokonania.
5. Oferta musi być złożona w trwale zamkniętym, nienaruszonym opakowaniu z napisem „Oferta – Polsko – Niemiecka integracja po japońsku w ramach Lata z Węgorzem 2019”.
6. Wszelkie elementy oferty nieopakowane mogą nie być brane pod uwagę podczas otwarcia ofert i oceny ofert.
7. Wszystkie zapisane strony oferty wraz z załącznikami muszą być kolejno ponumerowane oraz złączone w sposób trwały.
8. Wszystkie koszty związane z opracowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Oferenta.

V. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert:
1. Oferty należy złożyć w budynku Urzędu Miejskiego w Węgorzynie, ul. Rynek 1, 73-155 Węgorzyno, w pokoju nr 21 (Sekretariat) do dnia 3.06.2019 r. do godz. 12:00. Oferty otrzymane po upływie terminu zostaną zwrócone bez ich otwierania.
2. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 3.06.2019 r. o godz. 12:15 w pokoju nr 19 budynku Urzędu Miejskiego w Węgorzynie, ul. Rynek 1.

VI. Wybór oferty:
1. Wyboru oferty dokona komisja powołana Zrządzeniem Burmistrza.
2. W przypadku, gdy nie można będzie dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, wówczas Oferenci, którzy złożyli oferty zawierające taką samą propozycję zostaną wezwani do złożenia ofert dodatkowych w terminie do 2 dni roboczych.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, wyłoniona przez komisję.

VII. Formalności przedumowne:
1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Organizator zawiadomi o tym Oferentów, którzy złożyli oferty oraz udostępni tę informację na stronie internetowej (www.wegorzyno.pl).
2. Umowa z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana, zostanie zawarta w terminie do 7 dni roboczych od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.
3. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana będzie się uchylał od zawarcia umowy w terminie podanym w części VII pkt. 2, Organizator wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

VIII. Informacje dodatkowe:
1. Podczas trwania imprezy: czynne będą sklepy spożywczo-przemysłowe zlokalizowane w okolicach, w których dopuszcza się sprzedaż napojów alkoholowych i bezalkoholowych bez możliwości spożywania na miejscu.

2. Podczas trwania imprezy: mogą być czynne stałe punkty gastronomiczne zlokalizowane w okolicach, w których dopuszcza się sprzedaż wyrobów gastronomicznych i napojów alkoholowych oraz bezalkoholowych z możliwością spożywania wewnątrz lokalu.
3. Jednostki organizacyjne Urzędu Miejskiego, organizacje pozarządowe oraz przedstawiciele sołectw będą prowadzić sprzedaż drobnych produktów gastronomicznych i zabawek o charakterze regionalnym i lokalnym.

4.  Podczas trwania na terenie imprezy odbędzie się sprzedaż ryb.

5. Oferent zobowiązany jest do wniesienia opłaty za wszystkie stoiska i urządzenia, które wystawi podczas imprezy zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Węgorzyna.

                                                                                                                              Burmistrz Węgorzyna

                                                                                                                                Monika Kuźmińska

* Projekt pn. „Polsko-Niemiecka integracja po japońsku w ramach Lata z Węgorzem 2019” FMP-025-19 jest dofinansowany ze Środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu INTERREG VA oraz ze środków budżetu Państwa poprzez Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania w Szczecinie.